上海东海职业技术学院资金管理实施细则（试行）

上海东海职业技术学院文件

东字〔2022〕55号

上海东海职业技术学院资金管理实施细则（试行）

 总则

1. 为加强上海东海职业技术学院财务管理工作，进一步规范财务开支、审批、报销手续，贯彻日常费用合理、节约原则，依据相关法律法规，结合学校实际情况，制定本实施细则。

2. 学校的经费使用实行“集中管理、分级审批、预算控制、统一支出”的原则。

3. 学校的经费使用按年度预算进行控制，执行规则参照校内预算管理相关制度。

4. 本实施细则依据《上海东海职业技术学院资金使用管理办法（试行）》拟定，适用于校内预算资金和预算外资金的使用管理。各类专项资金的报销规范，参照《上海东海职业技术学院专项资金管理实施细则》执行。

 管理责任和报销原则

5. 各部门负责人对经济业务的真实性和票据的合法性负责；财务处对票据的合规性进行复核。若不符合要求，财务处有权退回。费用的发生须有依据，费用的支出要厉行勤俭节约、反对铺张浪费、加强党风廉政建设，严格遵守国家及学校的有关规定。

6. 费用发生后应及时办理报销手续，原则上自取得发票之日起当年内完成报销。跨年度的发票应在次年三月底前完成报销、支付。

 报销审批权限和流程

7. 资金审批权限按照分管领域由校长统一授权，授权审批标准参照校内资金使用管理相关制度执行，经校长办公会议批准后可作相应调整。

8. 费用的报销原则上应由费用实际经办人填报《资金使用单》，经办人将填报完整的报销单据提交各级审批人逐一审批，待审批通过后将报销凭证交财务部门审核、付款。费用报销审批、支付流程参照《费用报销审批、支付流程图》（详见附件一）。

9. 费用报销的经办人和审批人不得为同一人，若费用的实际使用人为部门经费审批人的须经上一级分管领导审批后报销，严禁以他人名义报销相关费用。

 报销凭证规范

10. 报销人员必须取得合法、完整、真实的原始凭证，具体要求如下：

（一）资金使用部门提供的各类原始凭证，内容必须真实、合法和有效，书写必须清晰，无任何涂改痕迹，并能够完整地反映经济业务的实际发生和完成情况。资金使用报销的外来发票必须具有能够证明属于本校支出的相关信息。抬头必须具有“上海东海职业技术学院”全称，同时还应该具有学校税号等相关信息。未具明相关信息的凭证一律不得报销。发票必须有税务部门监制章、出票单位发票专用章。

（二）发票开出的时间应与经济业务所发生的时间大致相吻合。不得使用开票时间超过一个年度的发票。部分发票在报销时须同时呈上附件。（详见“第五章 报销开支标准”）

（三） 电子发票在报销时需要打印出来附在资金使用单后并在六十个工作日内完成报销，不得重复使用。

（四） 一般纳税人销售货物或者提供应税劳务可汇总开具专用发票。发票上“货物或应税劳务、服务名称”处开具“详见销货清单”的，报销时需同时提供防伪税控系统开具的《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。用 A4 纸打印的，不可报销。

（五） 原始票据遗失原则上不予报销。有特殊情况的须由开票单位出具票据存根联的复印件并加盖开票单位发票专用章或财务专用章，经办人书面说明情况并承诺原始票据未在任何单位报销或退款，并由经费负责人审批，方可作为报销凭据。因票据复印件报销而引起的经济或法律责任，由经办人承担。

11. 资金使用单填写及黏贴要求如下：

（一）必须使用黑色水笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔填写，字迹工整，不得涂改。

（二）金额采用阿拉伯数字填列，保留两位小数，金额大小写填写一致，小写金额前要用¥符号封口。

（三）报销部门、时间、内容、项目编号详尽完整，报销单签字齐全。

（四）报销人应将票据附件分费用类别（如交通费、餐费等）、按时间排序、依次整齐地粘贴在二分之一的 A4 纸上并注明费用名称及本页小计，无撕裂、损坏现象。

（五）原始票据粘贴后应保证能清晰看到每张票据的内容、金额。

（六）票据、附件统一用胶水粘贴，不得用装订机装订。

 报销开支标准

12. 日常办公费

（一）办公用品、低值易耗品的采购，发票上需开具明细；发票上无法列清明细的，应附货物销售清单。

（二）订购的书报、杂志应附订购清单。

（三）快递费应附电子“运单明细”。

13. 市内差旅费

（一）因公务等（出差、培训、开会）需要在外就餐的，按每餐不超过（含）50 元/人/顿标准进行报销。

（二）周末或节假日因工作需要，加班、值班的工作人员，在没有班车的情况下，交通费补助 20 元/人/天。

（三）市内交通原则上尽可能使用公共交通，确因需要乘坐出租车的需经部门负责人批准。每人每天标准上限 80元，凭据报销，不得发放现金。 如遇极特情况，超标使用的，需经分管领导批准，在部门预算额度内，实报实销，第三方打车发票，需附电子行程单。

（四）私车公用补贴参照校内《私车公用费用补贴原则及管理办法》执行。按每公里1.5元标准补贴（包括燃油费、维护保养费和车辆折旧费），停车费、路桥费按实凭据报销。报销时需附《私车公用申请及行驶记录表》（详见附件二）。

14. 租赁费

（一）场地租赁费报销时须附协议或合同原件（含费用明细结算清单）注明租用场次、使用时长、场地类型、配套服务、收费标准等信息。

（二）车辆租赁费报销时须附协议或合同原件（含费用明细结算清单）注明车辆类型、乘坐人数、租车天数、收费标准等信息。

（三）设备租赁费报销时须附协议或合同原件（含费用明细结算清单）注明租用设备规格、租用时间、收费标准等信息。

15. 购置费

（一）设备购置报销时须附采购协议或合同原件（含费用明细结算清单），购买设备单项价值在800元（含800元）以上的业务，除取得设备发票以外，还需资产部门的“固定资产增加单”、验收凭证等作为业务发生和资金支付的依据。

（二）图书购置报销时须附协议或合同原件（含费用明细结算清单）、图书馆登记盖章的图书入库清单。

（三）纳入低值易耗品仓库的存货购置，报销时除了发票和清单外，还应当附仓库保管员验收签字的入库单。

16. 会议费

（一）会议费主要指用于学校自行组织开展会议、论坛等所发生的一切合理费用支出。会期不得超过 2 天，传达、布置类的会期不得超过1天。业务性会议一般不得超过 50 人，其中工作人员控制在参会人数10%以内。

（二）报销时需附“差旅费报销清单”（详见附件三）及会议通知和回执。

（三）无外地与会代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议原则上在单位内召开，不安排住宿。

（四）参会人员以在沪单位为主的会议不得到外埠召开。

（五）参加外单位组织开展会议、论坛的开支内容参照“国内差旅费”规定报销。

17. 培训费

（一）培训费主要用于学校自行组织培训的支出。

（二）报销时需附“差旅费报销清单”（详见附件三）及培训通知和回执。

（三）参加外单位组织开展培训开支内容参照“国内差旅费”规定报销。

18. 劳务费

（一）劳务费主要用于各类人员的劳务性支出。报销时需完整填写“校外人员劳务费明细表”（详见附件四），注明人数（人次）、标准、时长、劳务内容等，视劳务类型测算，差旅补贴不计入劳务费。原则上劳务费用一律打入银行卡中，采用零现金支付方式，并依法缴纳个人所得税，严禁通过虚列、伪造劳务费发放名单等方式套取人员经费。

（二）行业专家劳务费参照市场行情执行。

（三）讲课费及咨询费等按实际学时计算，每半天最多按4学时计算，同时为多班次一并授课的，不重复计算讲课费。税后费用按以下标准执行：院士、全国知名专业人员≤1500元/学时；正高级技术职称专业人员≤1000元/学时；副高级职称及其他人员≤500元/学时。

19. 公务接待费

（一）公务接待费包括接待对象的住宿费、餐费、交通等费用。各项费用在规定标准内凭据报销。

（二）住宿费参照沪财行[2016]19 号《上海市市级机关差旅住宿费标准明细表》执行。

（三）餐费参照学校公务接待用餐的标准执行，严格控制陪餐人数， 报销时需提供“餐费报销补充说明单”（详见附件五）。

1. 来客需要宴请的，根据来客级别及需求，经校领导审批后确定在校内或者市内宾馆就餐标准。  

2. 来客不需要宴请的，可安排工作餐，工作餐最高标准为50 元/人/天。具体标准为早餐10元/人，午餐20元/人，晚餐20元/人。

3. 特殊需求工作餐最高不超过每餐 50 元/人。

（四）公务接待费本着“节俭、合理、适当”的原则使用，杜绝奢侈浪费。严禁支付履行工作职责以外的、应当由个人承担的消费娱乐活动、宴请、赠送礼品等各种费用。

（五）公务接待费要及时报销。每批次公务接待的所有费用（包括住宿、餐费、交通等费用），必须一次结报完毕，不得分项、分次报销，原则上事后不得补报。

20. 国内差旅费

（一）国内差旅费指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。其中，城市间交通费、住宿费、市内交通费在规定标准内凭据报销，伙食补助费实行定额包干。

（二）因公出差、参加会务等差旅费用的报销，应从严控制出差人数和天数，严格差旅费预算管理，控制差旅费支出规模，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，需要在校内预算资金开支的，必须提供出差或参会相关证明。

（三）差旅费报销时附“差旅费报销清单”（详见附件三）。通常情况下，途中住宿天数比用餐和落地交通天数少 1 天。通过第三方代订机票的，需提供“代订机票”发票（备注栏必须注明人员名称、航班时间、始发地、目的地）及航空电子客票行程单；代订住宿行程的，需提供代订服务费发票和第三方开具的服务费明细说明。

（四）出差人员应选择经济便捷的城市间交通工具，参照以下标准执行：

乘坐工具的等级表

（五）订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。

（六）差旅住宿费是指出差人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所）发生的房租费用。出差人员应选择经济便捷的宾馆住宿，参照沪财行[2016]19号《上海市市级机关差旅住宿费标准明细表》“其他人员”栏执行；校级领导（含校长助理）、正教授及相当职务人员参照“司局级”执行。两名及以上人员出差（校级领导可一人一间），按同一性别，两人一间的原则办理入住手续。

（七）伙食补助费指对出差人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。发放标准为 100 元/人/天（西藏、青海、新疆为 120 元/人/天）。因公赴外省市招生宣传的，在校内预算经费中，另给予100元/人/天的补贴。

（八）伙食补助费按出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用，按出差目的地的标准报销，在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。

（九）应邀到外地参加培训或会议的，按邀请单位开具的会务费发票按规定标准内凭据报销。一般不再享受伙食补助，除举办方开具食、宿自理的证明，方能享受伙食费补助。

（十）外埠市内交通以公共交通为主，每人每天上限80元，费用凭据报销。出租车严格控制，确因需要乘坐出租车的需经部门负责人批准。第三方打车发票，需附电子行程单。

（十一）出差途中各段行程城市间交通费票据应保持连续、完整，如不完整，原则上不予报销及补助。若出差人出差期间，事先经所在部门负责人批准就近回家的，其绕道交通费，扣除正常出差线路应发生的交通费，多开支的部分由个人自理，绕道和在家期间发生的住宿费伙食费不予报销。

（十二）出差人员只提供住宿费发票，而无来回城市间交通费的情况，原则上不发放伙食补助费和市内交通费，若出具对方单位负担城市间交通费用的有效证明或经单位负责人审批同意，可按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

（十三）出差人员出差结束后应当及时办理报销手续，差旅费报销时应当提供出差期间发生的所有费用票据（包括差旅、住宿、市内交通费等），必须一次结报完毕，不得分项、分次报销，原则上事后不得补报。

21. 因公出国（境）费用

（一）因公出国（境）费用包括国际旅费、住宿费、伙食费等费用。各项费用在规定标准内凭据报销。

（二）因公出国费用报销时附“差旅费报销清单”（详见附件三）、邀请函、出国人员名单、行程单、旅行社委托协议或合同原件（通过第三方代订机票的，需提供“代订机票”发票（备注栏必须注明人员名称、航班时间、始发地、目的地）及航空电子客票行程单；代订住宿行程的，需提供代订服务费发票和第三方开具的服务费明细说明）、国际交流办审核备案登记表。通常情况下，途中住宿天数比用餐和落地交通天数少 1 天。

（三）因公出国住宿费参照财行[2017]434 号《财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》执行。

（四）公派出国补贴参照东字[2014]14 号文 《上海东海职业技术学院 关于公派出国有关补贴的规定》执行。

（五）因公出国（境）不得报销与差旅活动无关的费用，未经批准不得绕道旅行或者以过境名义变相增加出访国家和地区，不得无故延长因公临时出国（境）时间。

22. 委托业务费

（一）委托业务包括审计年检、资产评估、咨询、广告宣传、出版文献等第三方机构服务费，报销时须附相关合同。

（二）版面费需要复印发表论文的杂志封面、目录及发表论文首页并提供录用通知单、版面费的支付记录。刊物发行商、收款单位和开票单位必须一致，否则由刊物发行商提供证明。

23. 临时借款

（一）员工因公出差、办公用品采购及其他业务需要可申请临时借款。员工借款需填写《暂付款凭证》一式三联，借款人必须是学校正式在职人员。

（二）所有借款实行“一事一借，一事一清，前账不清，后账不借”原则。出差返回及零星采购等事项结束，借款人应及时办理核销手续，结清借款：

1.出差借款自最后一天的住宿日期或回学校所在地的车船票日期算起，在十个工作日内办理核销。

2.零星采购及其他业务借款以发票日期为准，在三十日内办理报销。

3.已发生借款尚未结清者，无特殊 情况不得发生新的借款。

6. 附则

24. 本实施细则未尽事宜，按有关法律、行政法规、学校的有关规定执行。

25. 本实施细则由学校财务部门负责制订、修订和解释。

26. 本实施细则经校长办公会议审议，自发布之日起施行。

附件:1. 费用报销审批、支付流程图

2. 私车公用申请及行驶记录表

3. 差旅费报销清单

4. 校外人员劳务费明细表

5. 餐费报销补充说明单

上海东海职业技术学院

2022年10月18日

附件1：费用报销审批、支付流程图

附件2

私车公用申请及行驶记录表

申请人：车牌号：                                时间：      年      月      日    经费编号：

分管校领导：                               部门负责人：                           申请人：

备注：1.员工私车公用申请由部门负责人审核，部门负责人私车公用申请由分管领导审核。

2.报销流程：①申请人填报申请表；②部门负责人审核；③分管校领导审核；④列明经费出处。

上述手续齐全后到财务处报销。

附件3

附件4

部门负责人：                                经办人：                                 部门签章：

备注：1.银行转账，填写账号及开户行；现金及银行转账分开填列。

2.税前劳务费为资金使用单上显示金额，税后劳务费为实际报销金额。

3. 参照：沪财行【2017】45号，讲课费及咨询费等按实际学时计算，每半天最多按4学时计算。税后费用按以下标准执行：

院士、全国知名专业人员≤1500元/学时

正高级技术职称专业人员≤1000元/学时

副高级职称及其他人员≤500元/学时

行业专家劳务费参照市场行情执行

附件5

部门签章：

报销日期：